Av Urban Gavelin, , Pipeline & Sales Leadership
Tiden ni frigör med AI blir till sand
Kvitton är det tråkigaste jobbet i min firma. Det tog fem minuter varje gång, nu tar det ingen tid alls. Det låter som väldigt lite, men det är den här veckans hela poäng.
Tiden försvinner om ingen bestämt vad den ska användas till
Jag automatiserade kvittona i september. I dag delar jag kvittot från telefonen och det hamnar hos bokföringsbyrån av sig självt. Fem minuter sparade per gång. Gör man det tillräckligt ofta blir det en hel arbetsdag om året.
Dagen i sig är inte det intressanta. Det intressanta är vart den tar vägen. Jag pratade om det över en lunch i augusti, och en mening har följt med mig sedan dess: effektivisering är värdelös om den frigjorda tiden bara fylls med mer arbete.
För mig är det enkelt. Jag driver min verksamhet på femton till tjugo timmar i veckan, med flit, och tiden går till sådant jag hellre gör. Jag har bestämt det i förväg, innan tiden fanns att fylla.
Arbete fyller den tid som finns
I ett säljteam är det sällan någon som har bestämt det i förväg. Ni inför ett verktyg som skriver mötesanteckningarna, fyller i CRM:et och föreslår uppföljningsmejlet. Varje säljare får tillbaka en stund varje dag. Ingen märker var den tar vägen.
Ett internt möte till. Några fler mejl. En rapport som någon alltid velat ha. Tiden fylls, för det gör tid som saknar namn. Det finns en gammal iakttagelse om att arbete växer tills det fyller den tid som finns, och den gäller i ett säljteam lika mycket som på ett ämbetsverk.
Ett halvår senare frågar ekonomichefen vad investeringen gav. Säljarna känner sig inte mindre stressade. Antalet kundmöten är detsamma. Slutsatsen blir att AI inte fungerade hos er. Den fungerade visst. Tiden bara läckte ut.
Frigjord tid är en ledningsfråga, inte en teknikfråga
Det här är skälet till att jag tycker att frågan är större än den ser ut. Tanken med att växa utan att anställa är att samma människor ska räcka till mer. Frigjord tid är den kapaciteten, helt enkelt den extra pipeline-kraft ni annars hade fått betala för genom nyanställning.
Låter ni den läcka har ni betalat för verktyget, avstått från att anställa, och ändå inte fått mer gjort. Ledig tid är inte ledig länge. Den som inte har en plan för den får andras planer i stället, och de handlar sällan om kunder.
Därför måste någon bestämma vad tiden ska bli innan verktyget slås på, och någon måste följa upp att den faktiskt blev det. Mer förberedelse inför de största kunderna. Uppföljning av affärer ni förlorade. Fler möten med kunder som redan köper. Vad som helst, bara det är bestämt och går att räkna.
Så gör du på måndag
- Välj ett moment som ska bli kortare. Mät hur lång tid det tar i dag, med klocka, inte uppskattning.
- Bestäm innan ni automatiserar vart tiden ska ta vägen. Skriv det på en rad.
- Lägg in tiden i kalendern som ett återkommande block med ett namn. Tid utan namn blir möten.
- Räkna det tiden ska gå till, före och efter: förberedda kundmöten, uppföljda förlorade affärer, eller det ni valde.
- Följ upp efter en månad. Fråga inte om ni sparade tid. Fråga vad det blev av den.
Om varje säljare hos er fick tillbaka en dag i månaden från och med i morgon, vem har redan bestämt vad den dagen ska användas till?
Vanliga frågor
Varför blir AI-investeringar i säljteam ofta en besvikelse trots att verktygen fungerar?
Verktyget gör det det ska, men den frigjorda tiden har inget syfte och fylls automatiskt av interna möten, fler mejl och rapporter. När ingen bestämt i förväg vart tiden ska ta vägen ser det ut som att AI inte gav någon effekt, trots att det är bristen på en plan som är problemet.
Hur säkerställer vi att den frigjorda tiden faktiskt används till rätt saker?
Bestäm innan ni automatiserar exakt vad tiden ska ersättas med, till exempel fler förberedda kundmöten eller uppföljning av förlorade affärer. Lägg in det som ett namngivet block i kalendern och följ upp efter en månad genom att mäta vad tiden blev till, inte bara om den sparades.